Astuce : Conserver ses diplômes sous forme numérique s’avère très important

Conserver ses documents précieux sous forme numérique peut être très utile. Aussi bien pour les entreprises et institutions que pour les populations. C’est, entre autres, des conseils que donne un informaticien burkinabè, Jules César Kaboré.

Grâce à l’informatique, à l’internet et face à la révolution technologique, la dématérialisation des documents devient aujourd’hui une réalité dans les sociétés et au sein des entreprises, en interne comme dans leurs relations extérieures.

Au fait, l’économie populaire, l’administration électronique et le numérique, en général, sont en plein essor et la dématérialisation des échanges (suppression des supports matériels) s’accélère à travers le monde.

Afin d’éviter d’éventuelles surprises désagréables, faisant allusion à la perte ou la détérioration des « écrits » par un phénomène inopiné ou naturel, Jules César Kaboré, un informaticien développeur d’applications web, a déclaré que « chacun doit avoir une version numérique de ces documents importants ».

Une version numérique suppose qu’il y ait déjà la « version papier ou écrite » de son document qui peut être un diplôme, une attestation, un contrat, un reçu, etc. Il suffit de la faire scanner en Haute Définition (HD) et l’enregistrer quelque part sous un format PDF, Word (Office) ou image.

Après avoir numérisé son document, il faut songer à le garder dans un lieu sûr. Parce que, selon lui, « dès que le document est sous forme numérique, il devient encore plus vulnérable aux intrusions telles que les virus et les pirates informatiques ».

Mais où et comment bien garder son document numérique ?

Jules César a conseillé particulièrement de l’envoyer par internet sur sa boite Email personnelle, à un parent ou quelqu’un à qui l’on fait suffisamment confiance.

Si l’on le veut bien, a-t-il recommandé d’ailleurs, « protéger le document scanné par un mot de passe fort ».

Pour ce faire, l’informaticien a proposé d’installer sur l’ordinateur, des logiciels tels que « PDF XChange » ou « Ax Crypt », capables de coder les images et les fichiers PDF. Aussi, faut-il conserver si nécessaire, une copie sur une clé USB, un disque dur ou graver le doc sur un CD.

En outre, il a fait savoir qu’en France, des travaux se sont principalement concentrés, ces dernières années, sur la conservation électronique des documents surtout dans le secteur privé.

Et que ces travaux ont eu pour objectif de favoriser le développement d’une pratique sûre de l’archivage électronique en entreprise, en précisant les modalités de conservation d’un document électronique utilisable à des fins de preuve.

Cependant, il a indiqué qu’ « au Burkina et dans plusieurs pays d’Afrique, peu d’entreprises et d’institutions disposent d’une politique bien définie concernant la conservation électronique des documents ».